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baufaktura mit dem Postausgangsserver von Gmail bzw. Googlemail verbinden

Sie nutzen Google Workspace oder haben ihre Domain bei Google registriert und möchten den Postausgangsserver nutzen um E-Mails über baufaktura zu versenden? Dann ist dieser Artikel genau richtig für Sie.

12.04.2022
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Ich zeige Ihnen Schritt für Schritt welche Einstellungen Sie vornehmen müssen, um E-Mails über das Kalkulationsprogramm baufaktura versenden zu können.

Schritt 1 - "Weniger sichere Apps" erlauben

Öffnen Sie https://admin.google.com und loggen Sie sich ein.

Wählen Sie links im Menü den Punkt Sicherheit aus.
Eventuell müssen Sie dafür auf den Button "Mehr anzeigen" klicken, damit der Menüpunkt sichtbar wird.

Google Admin Dashboard

Links im Menü unter Sicherheit klicken Sie auf den Menüpunkt Zugriffs- und Datenkontrolle and dann im Untermenü auf Weniger sichere Apps.

Sicherheitseinstellungen in Google Admin

In den Sicherheitseinstellungen ist der Button "Nutzern erlauben, den Zugriff weniger sicherer Apps selbst festzulegen" zu aktivieren.

Anschließend bestätigen Sie die Änderung mit SPEICHERN.

Hintergrund: Google empfiehlt Anmeldungen in Programmen von Drittanbietern nur mittels OAuth, einer sicheren API-Autorisierung. Dabei wird dem Programm eine Vollmacht gegeben um die Google-Dienste zu nutzen, ohne dass dabei die Zugangsdaten mitgeteilt werden müssen. Sie sehen, das ist klingt erstmal sicherer.

Nun gibt es viele Programme von Drittanbietern die OAuth nicht unterstützen. Deshalb hat Google eine Alternative entwickelt hat, um die Sicherheit trotzdem zu gewährleisten. Diese Möglichkeit schauen wir uns im nächsten Schritt an.

Schritt 2 - Individuelles App-Passwort erstellen

Klicken Sie in der rechten oberen Ecke auf ihr Logo und in dem kleinen neu geöffneten Fenster auf Google-Konto verwalten. Alternativ erreichen Sie die Seite auch über folgenden Link: https://myaccount.google.com

Google Account Menü

In der Verwaltung des Google-Kontos klicken Sie links im Menü auf Sicherheit und anschließend in der Mitte des Bildschirms unter "Bei Google anmelden" auf die Zeile App-Passwörter.

Google-Konto Verwaltung

Wir erstellen nun ein alternatives Passwort für das Versenden von Emails in baufaktura und müssen somit nicht unsere Google-Logindaten hinterlegen.

Wählen Sie im linken Feld E-Mail und im rechten Feld ihr Gerät aus. Für die meisten Kunden von baufaktura wird dies ein Windows-Computer sein. Anschließend bestätigen Sie die Eingabe mit einem Klick auf GENERIEREN.

App-Passwort Generator

Das App-Passwort wurde nun generiert. Sie sehen es in dem gelben Kasten.
Dieses kann nun für den E-Mail Login in baufaktura genutzt werden.

Generiertes App-Passwort

Speichern und kopieren Sie das Passwort.

Schritt 3 - Email Einstellungen in baufaktura vornehmen

Im letzten Schritt hinterlegen wir die neuen Zugangsdaten in baufaktura. Starten Sie dazu das Programm baufaktura. Im Fenster 037 klicken Sie im Menü unter Funktionen > EMails auf den Punkt EMail neutral.

Fenster 037 - Menüpunkt für die E-Mail Einstellungen in baufaktura

Es öffnet sich das Fenster 068 - Email-Einstellungen. Hier wählen Sie die Einstellung "E-Mail-Versand direkt aus BauFaktura".

Für die E-Mail-Zugangsdaten geben Sie folgende Daten ein:

  • Ihr Name: Ihr Firmenname
  • Ihre E-Mail-Adresse: Ihre Firmen E-Mail Adresse
  • SMTP-Postausgangsserver: smtp.gmail.com
  • Port-Nummer: 587
  • Benutzername: Ihre Firmen E-Mail Adresse
  • Kennwort: *Das vorher kopierte Passwort aus dem gelben Kasten*

Setzen Sie zudem Haken bei Adresse in Nachricht und SSL-Verschlüsselung.

Anschließend können Sie die Einstellungen mit dem Button "Test-E-Mail an Sie selbst versenden" testen.

Fenster 068 - EMail-Einstellungen in baufaktura

Wenn die Test-E-Mail in Ihrem Postfach angekommen ist, hat alles geklappt und Sie sind fertig.

Bei Fragen können Sie sich gerne telefonisch bei uns melden oder unter dem Beitrag einen Kommentar schreiben. Wir werden Ihnen schnellstmöglich antworten.

Offizielle Support-Artikel von Google:

  • https://support.google.com/a/answer/9003945?hl=de
  • https://support.google.com/a/answer/6260879?hl=de

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