E-Rechnungen in baufaktura erstellen. Anleitung in 3 Schritten
Alles Wissenswerte zum Thema E-Rechnung in baufaktura.
Baufaktura unterstützt jetzt E-Rechnungen
Mit der neuen Version von baufaktura können Sie nun bequem E-Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format erstellen. Diese Formate entsprechen den europäischen Standards und erleichtern Ihnen die elektronische Verarbeitung von Rechnungen. Das bedeutet weniger Papierkram und eine schnellere Abwicklung Ihrer Forderungen. Mit E-Rechnungen erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen und vermeiden längere Wartezeiten auf die Bezahlung Ihrer Rechnungen.
Update für aktuelle Version erforderlich
Bitte beachten Sie, dass die Erstellung von E-Rechnungen nur mit der neuesten Version von baufaktura möglich ist. Kunden, die eine ältere Version verwenden, müssen das Update erwerben, um von den neuen Funktionen zu profitieren. Das Update kann hier bestellt werden.
So erstellen Sie E-Rechnungen mit baufaktura
Die Erstellung von E-Rechnungen ist in baufaktura einfach und intuitiv. Erstellen Sie ihre Rechnung, Abschlagsrechnung oder Schlussrechnung, wie gewöhnlich. Beachten Sie dabei, dass alle Leistungspositionen mit Positions-Nummern versehen sind.
1. Erstellen Sie eine Rechnung wie gewohnt in baufaktura
Anschließend klicken Sie auf den Reiter “Drucken/Faxen/EMail”.
In der Mitte des linken Fensterteils lesen Sie:
“Ausgabe als eRechnung, ZUGFeRD / XRechnung”. Klicken Sie in das daneben stehende Kästchen und aktivieren Sie die Funktion. (siehe Screenshot)
2. Die Ausgabe der E-Rechnung erfolgt im Dateiformat XML
Um eine E-Rechnung als PDF- und XML-Datei zu speichern, klicken Sie auf den Button “Ausgabe als PDF-Datei” unten links. Ein neues Fenster öffnet sich, in dem Sie den Speicherort für beide Dateien auswählen können. Wählen Sie den gewünschten Speicherort und bestätigen Sie Ihre Auswahl. So wird sichergestellt, dass sowohl die visuell lesbare PDF-Version als auch die maschinenlesbare XML-Datei der Rechnung korrekt gespeichert werden.
3. Das Fenster “XRechnung Übergabe”
Es öffnet sich das Fenster “XRechnung Übergabe”. In diesem sind Pflichtangaben zu machen und optionale Angaben möglich. Zusätzlich können Sie rechnungsbegründende Unterlagen anhängen. Es ist wichtig zu beachten, dass Behörden oft verlangen, dass nur eine Datei hochgeladen werden kann. Daher sollten alle erforderlichen Anlagen in diesem Fenster in die Hauptdatei integriert werden.
Rechnungstyp: Wählen Sie den Typ der Rechnung aus, beispielsweise “Handelsrechnung”. Dieser Wert ist wichtig, da verschiedene Arten von Rechnungen unterschiedliche Anforderungen haben können.
Leitweg-ID: Diese ID dient als Identifikationsmerkmal, um den richtigen Empfänger der Rechnung zu identifizieren, oft bei öffentlichen Einrichtungen erforderlich. Jeder öffentliche Auftraggeber hat seine eigene, individuelle Leitweg-ID. Sie bekommen diese auf Anforderung.
Empfänger E-Mail: Geben Sie hier die E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers an, um die elektronische Zustellung sicherzustellen.
Optionale Angaben:
- Bestellnummer: Tragen Sie hier, falls vorhanden, die Bestellnummer ein.
- Weitere Zahlungsbedingungen: Geben Sie spezifische Zahlungsbedingungen an, die über die Standardbedingungen hinausgehen.
- Projektnummer: Weisen Sie die Rechnung einem spezifischen Projekt zu, indem Sie die Projektnummer angeben.
- Projektbezeichnung: Beschreiben Sie das Projekt, für das die Rechnung ausgestellt wird.
- Vertragsnummer: Falls ein Vertrag zugrunde liegt, tragen Sie hier die Vertragsnummer ein.
- Zusätzliche rechnungsbegründende Unterlagen: Fügen Sie Dokumente hinzu, die die Rechnung unterstützen, wie Berichte oder Lieferscheine.
Diese Felder und Angaben helfen dabei, die Rechnung korrekt und vollständig zu erstellen, damit sie von der Buchhaltung und den Finanzbehörden problemlos verarbeitet werden kann. Es ist wichtig, alle relevanten Informationen genau und korrekt anzugeben, um mögliche Rückfragen oder Verzögerungen zu vermeiden.
4. Herzlichen Glückwunsch, Ihre erste E-Rechnung ist fertig!
Nun können Sie die XRechnung entweder per E-Mail versenden oder direkt in das Portal des Auftraggebers hochladen. Bei Fragen oder Unterstützung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Viel Erfolg mit der neuen E-Rechnung!