Wissenswertes zur Einführung der E-Rechnung

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung, oder elektronische Rechnung, ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, gesendet und empfangen wird. Im Gegensatz zu einer herkömmlichen Papierrechnung oder einer PDF-Rechnung, die per E-Mail verschickt wird, ermöglicht die E-Rechnung eine automatische Verarbeitung und Integration in Buchhaltungs- und Verwaltungssysteme. Zu den gängigen Formaten für E-Rechnungen gehören XRechnung und ZUGFeRD.

E-Rechnung – XRechnung – ZUGFeRD – wo ist der Unterschied?

Die XRechnung ist ein spezifisches Format, das als XML-Datei vorliegt und den deutschen Anforderungen entspricht. Es ist besonders für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern geeignet. ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert eine visuell lesbare PDF-Rechnung mit eingebetteten XML-Daten. Dies ermöglicht sowohl die manuelle als auch die elektronische Verarbeitung. Jedes dieser Formate erfüllt die europäischen Normen und bietet unterschiedliche Vorteile, abhängig von den spezifischen Anforderungen und Einsatzbereichen.

Warum ist die E-Rechnung für Sie wichtig?

Ab dem 1. Januar 2025 wird die Verwendung von E-Rechnungen in Deutschland für alle Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtend. Dies bedeutet, dass Unternehmen in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu verarbeiten. Diese Umstellung zielt darauf ab, die Rechnungsverarbeitung zu beschleunigen, Fehler zu reduzieren und den Verwaltungsaufwand zu minimieren. E-Rechnungen erleichtern den Austausch von Rechnungsinformationen und tragen zur Verbesserung der Transparenz und Nachvollziehbarkeit bei​.

Wie funktioniert die E-Rechnung?

Eine E-Rechnung wird in einem standardisierten elektronischen Format erstellt und enthält alle erforderlichen Informationen, die für die Buchhaltung und Steuererklärung notwendig sind. Die Formate XRechnung und ZUGFeRD sind in Deutschland am weitesten verbreitet und ermöglichen eine strukturierte und maschinenlesbare Darstellung der Rechnungsdaten. Diese Formate sind darauf ausgelegt, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und eine reibungslose Integration in bestehende Systeme zu gewährleisten.

Vorteile der E-Rechnungen

Mit der Einführung der E-Rechnung wird der administrative Aufwand für Unternehmen reduziert, da Prozesse automatisiert und die Fehlerquote minimiert werden. Dies spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern trägt auch zu einer nachhaltigeren Unternehmensführung bei, indem Papierverbrauch und Portoaufwendungen entfallen.

Wie sieht eine E-Rechnung aus?

Eine E-Rechnung unterscheidet sich visuell stark von traditionellen Papierrechnungen oder einfachen PDF-Rechnungen. Sie ist ein strukturiertes elektronisches Dokument, das speziell für die maschinelle Verarbeitung ausgelegt ist. Hier sehen Sie ein Beispiel. Für einen Menschen ist da schwer etwas zu erkennen 😉

Wie geht es weiter?

In den nächsten Abschnitten erfahren Sie, wie Sie mit baufaktura ganz einfach E-Rechnungen erstellen können und welche Schritte notwendig sind, um Ihr System auf die neuen Anforderungen vorzubereiten.

Jetzt weiterlesen: E-Rechnungen in baufaktura erstellen. Anleitung in 3 Schritten